Mình có một bạn trợ lý AI, làm việc 24/7, theo dõi công việc, email, lịch trình, ăn uống… rồi nhắn tin báo cáo, nhắc nhở mình. Nghe sướng thật đúng không? Từ khi AI phổ biến đến giờ, mọi thứ thay đổi rất nhanh, mọi người hype đều bảo, AI giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, có thật như vậy không? Trong bài này, mình sẽ lật lại vấn đề sau thời gian dài mình và bạn trợ lý làm việc với nhau.

(À, bạn trợ lý của mình tên là Gem nhé).

Những việc Gem có khả năng làm

Thực ra cũng chẳng có gì phức tạp, đó là những việc mình hoàn toàn có thể làm được, nhưng mình lười thôi. Ok, quy tắc, chuyện khó mình làm, còn chuyện gì giao cho Gem?

  • Có quy trình rõ ràng, viết ra được
  • Online, dạng chữ, có thể tích hợp được
  • Dựa trên nhóm kỹ năng: đọc, viết
  • Phải lặp lại đủ nhiều để nó thực sự là 1 nhiệm vụ

Đối chiếu với nhu cầu hiện tại của mình, thực ra cũng không có quá nhiều thứ để cần Gem đến vậy, nhưng vì mình thích vọc xíu. Nên thử tìm thêm việc cho nó làm xem sao. Dù sao cũng không tốn gì mấy, ngoài thời gian mình tạo ra Gem.

Báo cáo hàng ngày

Mỗi sáng, trước khi đi làm, mình thường tự xem lịch, email, công việc quan trọng… trong ngày để chọn quần áo, quyết định có đi sớm hay không, có cần chuẩn bị gì không… cũng chẳng tốn mấy thời gian xem đâu, khoảng 5-10 phút thôi. Và nếu bỏ qua cũng chả sao cả. Hiếm lắm mới chuyện, thường là do sự đãng trí bất ngờ của mình thôi.

Thôi, đơn giản, trợ lý làm đi. Nhiệm vụ của Gem là:

  • Kiểm tra thời tiết (nắng, mưa, nóng, dịu…)
  • Kiểm tra danh sách công việc (trễ hạn, hôm nay, sắp tới, quan trọng cần tập trung)
  • Kiểm tra email chưa đọc trong vòng 1 tuần (tóm tắt nhanh, xem có gì cần giải quyết / trả lời không)
  • Kiểm tra lịch làm việc (họp hành, kế hoạch, team…)
  • Dò lại lịch sử những ngày trước và đối chiếu xem có thay đổi ra sao (nhiều khi mình tự dời deadline, hoặc mấy task cứ trễ hoài… nó sẽ bĩu môi chê bai)
  • Nhắc nhở mình đi đón con, cuối tuần chở con đi chơi…

Trước đây, mình thiết kế trên Google Gemini, tuy vậy, độ ổn định rất thấp và mức độ ảo giác cao, do tính năng này Google không cho phép tùy chỉnh. Sau đó, mình tự xây dựng riêng, và cứ thế, Gem hoạt động như một phù thủy đích thực.

Ngoài ra, các bạn trong Team mình cũng có một nơi để gửi việc nhờ mình, và các việc này sẽ đi thẳng vào danh sách mà Gem đang quản lý luôn. Đảm bảo mình đỡ quên việc nhất có thể.

Trưa nay ăn gì?

Gần đây, một vài bạn đồng nghiệp cũ trong hội ăn trưa rời đi. Nhóm bỗng dưng chìm vào im lặng. Mình và một số anh, chị hay đi họp… nên không có thời gian chốt quán, chọn món. Vậy nên mình giao luôn cho trợ lý.

Nhiệm vụ của Gem là:

  • Kiểm tra thời tiết (nắng thì chọn quán gần, nhắc mang mũ, dù; mưa thì chọn mang về)
  • Kiểm tra danh sách quán, món ăn và lịch sử ăn trong vòng 1 tuần
  • Đọc sở thích, yêu cầu của mỗi thành viên
  • Đề xuất 1 quán phù hợp nhất và kêu gọi, tag mọi người để nhắc đi ăn

Nhìn chung cũng ổn, giúp mọi người đỡ quên, đỡ suy nghĩ chọn món.

Có thêm trợ lý AI có thật sự hiệu quả hơn?

Hỗ trợ ghi chép giao dịch, quản lý kinh doanh

Ở Lớp Toán Cô Hạnh, vợ mình dạy chính, mình thì quản lý mọi việc còn lại. Vụ ghi chép sổ sách cho thuế thực ra cũng phiền và khiến tụi mình nhức đầu trong thời gian dài từ khi thuế áp phương pháp kê khai mới, bỏ thuế khoán.

Ok, thôi Gem làm đi:

  • Các giao dịch chuyển khoản qua ngân hàng, mình copy thông báo gửi Gem
  • Các giao dịch phụ huynh nộp tiền mặt, nhắn lại cho Gem
  • Gem tự đọc và ghi chép vào các sổ riêng
  • Sheet quản lý có sẵn hàm (do nó viết), data Gem ghi vào tự chạy lên

Ngoài ra, các giao dịch chi tiêu của tụi mình cũng gửi cho Gem luôn, cuối tháng mình xuất từ app ngân hàng ra cho nó tra soát lại nữa là xong.

Một phần là tự động hóa, một phần là nhờ Gem ghi chép. Còn hiển thị, cấu hình, thiết kế dashboard, luồng data chạy ra sao, mình làm sẵn cho Gem rồi. Việc của trợ lý cũng đơn giản thôi.

Hỗ trợ quản lý danh mục đầu tư

Mình chẳng phải trader gì, nhưng hàng ngày cũng hay theo dõi tin tức và thị trường ra sao. Đôi khi thấy ổn thì múc, không thì thôi. Tuy vậy, mình cũng có ít tâm lý FOMO, hoặc lo lo nếu có gì bất ổn.

Do vậy, nhiệm vụ của Gem là:

  • Theo dõi giá cổ phiếu trong danh mục của mình
  • Báo cho mình biết nếu sập mạnh, chạm vùng mua - bán mục tiêu
  • Báo cáo hằng ngày về tình hình danh mục

Nhiệm vụ này quá đơn giản, một số app chứng khoán cũng có, nhưng nó cứ thiếu này thiếu kia, không hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu riêng của mình. Nên thôi, trợ lý mình làm ổn hơn.

Mình rảnh, bỏ bảng điện đi làm chuyện khác.

Có hiệu quả hơn không?

Hmm… Công bằng mà nói, mình không thấy hiệu quả gì quá ghê gớm… Bởi vì:

Bản chất của hiệu quả

Mình đánh giá cao những thứ Gem giúp mình, tiết kiệm thời gian hơn một chút. Nhưng hiệu quả hơn thì không đáng kể. Vì sự hiệu quả trong công việc đến từ:

  • Năng lực giải quyết vấn đề và công việc của mình
  • Khả năng tập trung cao độ để giải quyết
  • Khả năng sắp xếp thời gian x nguồn lực
  • Khả năng ghi nhớ và quản lý đầu việc đang làm (có thể Gem giúp một chút ở đây, nhưng dù sao, trí nhớ mình còn tốt, công cụ công nghệ mình nắm nhiều, nên đây chưa phải vùng thực sự cần trợ lý AI)

Độ chính xác

Ai dùng AI nhiều thì hiểu, kết quả thường xuyên bị ảo giác. Trước đây khi dùng chức năng daily của Google Gemini, mình đã gặp trường hợp mô hình nhắc mình về 1 chuyến field trip của con mình (không hề tồn tại), làm mình tốn 30 phút cuộc đời đi lục email và thông báo của trường.

Do vậy, mình phải xây dựng các luồng tự động hóa để kẹp Gem lại, giảm tối đa sự ngáo của nó. Trên hết là những việc quan trọng thì mình phải đích thân làm và kiểm tra. Không thể giao cho AI được, vì trách nhiệm cuối cùng là của mình chứ không thể để cho AI điều phối cuộc đời mình với sự ảo giác của nó.

Nếu không có AI

Chả sao cả, chỉ mất vui, mất sang, mất sướng một chút thôi. Thiếu AI mình vẫn làm tốt, sống khỏe. Hơn hết, năng lực của chúng ta, duy trì tư duy và trí tuệ mới là điều con người nên làm. Tại sao AI ngày càng được huấn luyện để tốt hơn. Trong khi đó mỗi con người lại không nâng cấp trí óc, kỹ năng, học vấn?

Chưa hết, di sản của một người sẽ được truyền lại cho thế hệ kế cận. Bạn muốn truyền lại điều gì cho con mình? Hãy suy nghĩ thật kỹ.