Hướng dẫn sử dụng AI trong viết email

Thuở mới đi làm, tôi thường được giao nhiệm vụ soạn và trả lời email hỗ trợ cho các anh chị, cấp trên. Mỗi ngày cũng tốn đâu đó khoảng ít nhất 1 tiếng đồng hồ, tức khoảng 12.5% thời gian. Sau này, lên đến vị trí quản lý thì mỗi email mình gửi đi cũng trở nên rất quan trọng, bởi nó mang tính đại diện cho cả team, cho công ty.

Với tôi, việc này không quá khó, nhưng đòi hỏi nhiều sự cân nhắc về nội dung, câu từ, văn phong, cách tiếp cận sao cho phù hợp với từng nhóm đối tượng nhận email - có thể là khách hàng, đối tác, nội bộ, bằng tuổi, lớn tuổi hơn, hay bậc cha chú của mình…

Cộng thêm một chút đanh đá vốn có, đôi khi tôi vô tình đặt quá nhiều cảm xúc vào email, hay thậm chí, thể hiện sự giận dữ quá mức… Có lần, một đối tác sau khi nhận được email, đã gọi điện trực tiếp để nói chuyện, vì thấy rằng tôi đang hơi nặng nề qua email. Đúng vậy, trong khoảnh khắc đó, tôi đã trở nên kém chuyên nghiệp, và với những người khó tính, họ có thể sẽ “ghim” điều này.

Thách thức lớn nhất trong việc viết email là khi phải trao đổi với đối tác nước ngoài. Từ công đoạn dịch thuật, kiểm tra ngữ pháp, chính tả, đến việc lựa chọn từ ngữ chuyên ngành sao cho chuẩn xác và tránh gây hiểu lầm - tất cả đều đòi hỏi thời gian và công sức.

“Ôi trời, hôm nay chưa làm xong việc gì, mà phải ngồi trả lời đống email này cho kịp nữa! Tôi cần một người trợ lý!!!”

May quá, giờ ai cũng có thể tuyển một trợ lý, chả tốn đồng nào.

Đó chính là AI (trí tuệ nhân tạo).

Lợi ích của việc sử dụng AI trong soạn email

Nếu bạn vẫn chưa thử người trợ lý này, hoặc chưa biết làm sao để tận dụng tốt hơn, thì bài viết này dành cho bạn. Nhờ vào AI, tôi đã tiết kiệm rất nhiều thời gian (ít nhất là 50%) cho việc viết email. Thậm chí, tôi giao cho AI đọc một số mail báo cáo và tự trích xuất thông tin vào Google Sheets, hay trả lời hộ mấy cái mail vớ vẩn.

Nếu ở đây, nói về tự động hoá thì có lẽ hơi khó với đại đa số mọi người. Nhưng cơ bản thì AI sẽ giúp bạn rất tốt trong viết viết nội dung, lựa chọn từ ngữ, văn phong và hướng tiếp cận phù hợp. Đặc biệt đối với các email tiếng Anh, nó như “hổ mọc thêm cánh” nhờ vào lợi thế của các mô hình ngôn ngữ lớn được huấn luyện trên khối dữ liệu khổng lồ từ internet.

Quan trọng hơn, khi giao cho AI, tôi chỉ là người quan sát bên ngoài. Đứng ở ngoài nhìn vào bao giờ cũng khách quan hơn, ít đặt cảm xúc của mình vào hơn. Nếu đó là các trường hợp tiêu cực, tôi sẽ đỡ bị mang tâm trạng nặng nề đó vào người, và những việc khác trong ngày. Còn dĩ nhiên, nếu trường hợp nào vui vẻ, cần tính cảm xúc con người nhiều, tôi sẽ đích thân ra tay.

Nghe có vẻ tội nghiệp cho người bạn AI vì nó không có cảm xúc thật sự. Nhưng chính nhờ vậy mà nó có thể dễ dàng điều chỉnh cách viết và duy trì sự chuyên nghiệp tốt hơn một người đôi khi nóng tính như tôi.

4 cấu trúc cần có khi hướng dẫn AI làm việc

Cũng giống như con người, nếu có ai đến vỗ vai và nói với bạn chỉ một vài câu, nhưng đòi bạn phải hiểu hết thâm ý như đi guốc trong bụng họ, thì chắc chắn chỉ có vợ hoặc là con bạn. Đùa chút thôi, ý tôi là, trong giao tiếp với AI, chúng ta cần trình bày đầy đủ, mạch lạc và có cấu trúc phù hợp. Để AI cho ra kết quả đúng ý mình. Khi nghiên cứu tài liệu từ các nhà phát triển AI, tôi rút ra rằng chúng ta nên bám theo 4 yếu tố dưới đây:

1. Ngữ cảnh: hoàn cảnh, lý do bạn đưa ra yêu cầu, lý do bạn cần AI giúp
2. Hướng dẫn: cụ thể về công việc bạn cần AI giúp bạn
3. Dữ liệu đầu vào: các thông tin cung cấp thêm cho AI để nó viết chuẩn và đầy đủ
4. Kết quả cần đạt: tiêu chuẩn của bạn về đầu ra bạn mong muốn

Tiếp theo, tôi sẽ đưa ra các ứng dụng trong soạn email và ví dụ cụ thể theo cấu trúc trên.

4 trường hợp thường gặp có thể sử dụng AI trong soạn email

1. Viết lại email:

Khi bạn đã có sẵn một email, dù bằng tiếng Việt hay tiếng Anh, hoặc muốn chuyển từ tiếng Việt sang tiếng Anh, AI có thể giúp cải thiện nội dung theo nhiều khía cạnh: sử dụng từ ngữ hay hơn, đảm bảo ngữ pháp chuẩn xác, tăng tính chuyên môn, thân thiện hơn, hoặc giảm bớt sự gay gắt.

Ví dụ:

1. Ngữ cảnh: Tôi là một nhân viên kỹ thuật, cần viết email cho một đối tác người nước ngoài, để hướng dẫn họ sửa lỗi trên website của họ
2. Hướng dẫn: Tôi cần viết lại email sang tiếng Anh
3. Dữ liệu đầu vào: Tôi tên là Minh, chức vụ Technical Assistant. Người nhận email tên là Alex, công ty PASIO.
4. Kết quả cần cần đạt: Email chuyên nghiệp, thân thiện, đúng ngữ pháp tiếng Anh, sử dụng các thuật ngữ chuyên môn. Sau đó để nội dung email ở bên dưới.

Tham khảo hội thoại với Chatgpt tại đây.

Trong ví dụ trên, dù chưa cung cấp đầy đủ ngữ cảnh, nhưng qua nội dung email ban đầu, AI đã viết lại khá tốt. Tôi đánh giá cao cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn, giọng điệu thân thiện hơn bản gốc, và cấu trúc rõ ràng trong việc trình bày lỗi và đề xuất giải pháp.

Sau đó, nếu đối tác trả lời lại, tôi sẽ tiếp tục đem nội dung đó gửi cho Chatgpt, chung trong một thread đó, để nhờ nó trả lời hộ. Hoặc đưa ra các gạch đầu dòng về ý của tôi. Còn lại AI cứ viết tiếp.

2. Viết theo dàn bài

Trường hợp này, mình cần lập dàn bài chính cần viết, giao cho AI phát triển ý và viết tiếp thành các đoạn văn. Có thể sẽ cần chỉnh sửa thêm qua vài vòng chat nữa. Hoặc chia nhỏ ra thành từng bước để dễ kiểm soát.

Ví dụ:

1. Ngữ cảnh: Bạn là một giảng viên dạy Ngôn ngữ Anh ở Đại học. Tôi là một sinh viên đang theo học Ngôn ngữ Anh.
2. Hướng dẫn: Tôi cần bạn hỗ trợ viết bài luận tiếng Anh giúp tôi. Hãy viết đoạn văn tiếng Anh để nói về ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng AI (Artificial Intelligence) trong việc học ngoại ngữ.
3. Dữ liệu đầu vào: Sử dụng các ý tưởng sau:

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí và có thể truy cập bất kỳ lúc nào
• Ưu điểm: Nguồn thông tin và tài liệu phong phú nhờ dữ liệu lớn
• Nhược điểm: Thông tin có thể sai lệch
• Nhược điểm: Người học bị ỷ lại vào AI, và mất tính tương tác trong giao tiếp xã hội
• Bạn có thể triển khai thêm các ý tưởng khác mà bạn thấy phù hợp.

4. Kết quả cần cần đạt:

• You must use grammatically correct sentences with accurate spelling and punctuation in a style appropriate for the situation
• Độ dài tối thiểu 150 từ (không bao gồm khoảng trắng)

Tham khảo hội thoại với Chatgpt tại đây.

Chắc bạn cũng đoán ra, đây là một bài tập viết tiếng Anh. Tôi đã sử dụng model gpt-4o, sau vài vòng làm việc với AI, cộng thêm paraphrase để chống các AI detector nữa, bài làm đã được chấm điểm trong top cao nhất lớp. (Xin chân thành cáo lỗi các giảng viên).

3. Viết theo mục tiêu & yêu cầu

Khi đã xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu, bạn có thể giao cho AI phát triển ý và viết email hoàn chỉnh. Tương tự như phương pháp viết theo dàn bài, có thể cần một vài vòng trao đổi để điều chỉnh hoặc chia nhỏ công việc. Thậm chí bạn có thể thử với nhiều AI khác nhau để có thêm lựa chọn.

1. Ngữ cảnh: Công ty tôi sắp tổ chức một buổi tiệc nhỏ vào tối thứ 6 tuần này để mừng ngày Phụ nữ Việt Nam (20/10)
2. Hướng dẫn: Tôi cần viết một email để mời tất cả đồng nghiệp nữ tham gia
3. Dữ liệu đầu vào:

• Tên công ty HMN Edu
• Công ty tôi có tổng 10 nhân sự nữ và 4 nhân sự nam
• Thời gian: 18h30, 18/10/2024
• Địa điểm: Nhà hàng Mộc, Phan Văn Hớn, Tân Thới Nhất, Q.12, TPHCM
• Nội dung chương trình: minigame hoạt náo trước mở màn, phát biểu, trao quà, ăn uống
• Phương tiện di chuyển khuyến khích: đặt xe công nghệ, tránh tự lái xe

4. Kết quả cần cần đạt:

• Yêu cầu mọi người xác nhận tham gia
• Cần nhắc mọi người ăn mặc trang phục đẹp để chụp ảnh
• Văn phong sử dụng: vui vẻ, hài hước, trẻ trung phù hợp với đối tượng gen Z

Xem kết quả của Claude tại đây.

Tôi đã sử dụng nội dung này để gửi email cho các bạn nữ trong công ty mời đi tiệc 20/10. Ngồi viết cũng được, nhưng nói chung tôi lười, nên giao cho AI thử xem. Trong số các AI được thử nghiệm, Claude (Sonnet) gây ấn tượng nhất với cách viết hài hước và phong cách Gen Z đặc trưng.

4. Viết email recap (tóm tắt họp)

Viết tóm tắt cuộc họp thường là nhiệm vụ khá nhàm chán dành cho thực tập sinh, thư ký hay trợ lý. Công việc bao gồm lắng nghe, ghi âm, viết biên bản tóm tắt và gửi email. Đôi khi còn phải nghe lại bản ghi âm để làm rõ các ý. Với AI, ta có thể chuyển đổi giọng nói thành văn bản, sau đó dùng transcript này để nhờ AI khác viết lại thành bản tóm tắt có cấu trúc rõ ràng, dễ theo dõi.

1. Ngữ cảnh: Tóm tắt cuộc họp
2. Hướng dẫn: Tôi sẽ gửi bạn các meeting notes, hãy tóm tắt lại theo cấu trúc:

• Tổng quan: tóm tắt nội dung chính của buổi họp
• Nội dung chính đã trao đổi
• Các công việc cần làm: công việc, người được phân công, thời hạn
• Nếu có thể, hãy liệt kê các chủ đề cần thảo luận sâu hơn trong buổi họp tiếp theo

3. Dữ liệu đầu vào: script họp dạng text, gửi ở các tin nhắn kế tiếp
4. Yêu cầu cần đạt: tóm tắt theo cấu trúc 4 phần như trên

Tham khảo hội thoại với Chatgpt tại đây.

Tuy nhiên, cũng có một vài hạn chế cần lưu ý:

• Phần xả băng record bằng AI có thể không chuẩn, đặc biệt với giọng vùng miền, tiếng nhỏ, phát âm sai, lẫn lộn đa ngôn ngữ
• Phần tóm tắt, tuỳ yêu cầu cuộc họp, có thể cần nhắc AI không bịa đặt, thêm vào các thông tin bên ngoài nội dung bạn gửi
• Nếu lo ngại dữ liệu nội bộ bị nhà phát triển AI tận dụng, có thể sử dụng các model offline, tải về máy và sử dụng offline, cần máy tính cấu hình cao, dung lượng lưu trữ lớn

Tổng kết

Hiện nay, AI đã ngày càng thông minh, là một trợ thủ đắc lực, giải phóng sức lao động của con người ra khỏi các công việc giản đơn, lặp đi lặp lại, buồn tẻ. Bài viết này chỉ là một ứng dụng nhỏ, ở mức cơ bản. Hy vọng đây sẽ là tài nguyên giúp bạn học tập và tận dụng được người bạn AI triệt để hơn.

À, nhớ cảm ơn AI sau mỗi nhiệm vụ đấy nhé 😈