Làm việc với người khó tính: 7 điều dằn mặt

"Tụi nhỏ mới đi làm, bây giờ sao tệ quá!". Câu cửa miệng mình hay nghe nhiều anh chị quản lý hoặc làm mảng tuyển dụng than phiền về các bạn trẻ Gen Z, mới đi làm tầm 1-2 năm. Ngắn gọn là các bạn thiếu thái độ và kỹ năng căn bản khi đi làm.

Bản thân mình cũng khá chán nản về vấn đề này. Mà mãi mới rảnh viết  chia sẻ với các bạn, về những điều nên tránh mắc phải. Hi vọng các bạn có cái nhìn đúng đắn hơn về việc đi làm trong môi trường công sở. Tất nhiên, bài viết sẽ không phù hợp nếu bạn đã đi làm nhiều năm, hoặc thuộc dạng con nhà người ta.

1. Thái độ "Em biết rồi", thiếu thiện chí lắng nghe và học hỏi

Điều tệ nhất bạn có thể nói với sếp, hoặc các anh chị đồng nghiệp có lẽ là "Em biết rồi…". Một số bạn thì đỡ hơn, không nói thẳng ra, nhưng cũng lơ lơ tỏ ra như vậy. Đây là thái độ rất nguy hiểm, vì nó hạn chế sự học hỏi của chính bạn, cũng như làm cho đồng nghiệp không muốn giúp đỡ bạn.

Về phía bản thân, khi bạn có suy nghĩ "Em biết rồi", tức bạn đã tự đóng cửa lại và không thèm nghe người khác nói nữa. Mặc dù bạn vẫn đứng đấy, vẫn ra vẻ lắng nghe, nhưng thực tế chả tiếp thu gì hết.

Về phía người đối diện, khi nhận thấy bạn ra vẻ "Em biết rồi", họ cũng không còn muốn chia sẻ với bạn nữa. Mặc dù những thứ họ sắp nói có thể bạn chưa biết. Ngay cả với những người dễ tính như mình, trong trường hợp này mình cũng sẽ mặc kệ các bạn. Để các bạn làm sai rồi mắng vốn một trận cho chừa. Nói chi, đau họng mà cũng chả ích gì.

Trong những ngày đầu đi làm, hay bắt đầu một vị trí mới, ở một môi trường mới, bản thân mình luôn mặc định trong đầu rằng mình "chưa biết gì". Vì đó là cách nhanh nhất khiến mình làm quen, lắng nghe, học hỏi hết mọi điều mới. Chỉ trong một thời gian ngắn, mình đã bắt kịp tiến độ công việc và đồng nghiệp.

Mới ra trường, đi làm, nhiều cái không biết lắm. Không cần gồng mình lên thể hiện này nọ. Ai chỉ bạn cái gì, cứ giả như chưa biết, lắng nghe thật kỹ, không bổ dọc cũng bổ ngang à.

2. Khinh suất mấy điều nhỏ nhặt

Khi bạn đã bỏ được tư tưởng "Em biết rồi" thì sẽ qua đến giai đoạn tiếp theo: Học hỏi từ những điều nhỏ nhất. Ví dụ mấy cái như chia sẻ file trên Google Drive thì nhiều bạn nghĩ rằng mình biết, nhưng bảo chỉnh chế độ Chỉ Xem, Chống download, Tự động hết hạn truy cập… thì chưa chắc ai cũng biết. Kiểu kiểu vậy đó...

Nhỏ nhỏ vậy thôi chớ có võ lắm. Thường các tiền bối sẽ có cách, hoặc mẹo để làm nhanh. Bạn nên chú ý cách họ làm để học theo và tiết kiệm thời gian của mình.

Do mấy cái này thường lặt vặt quá nên chả có ai training. Các sếp thì thường "giả định" rằng chắc các bạn phải biết rồi. Do vậy, nếu có vài công việc nho nhỏ nào bạn thường xuyên phải làm thì nhớ hỏi xem có cách nào làm nhanh hơn cách bạn đang làm không. Mọi người sẽ đánh giá rất cao bạn đấy.

3. Làm việc thiếu quy trình, tuần tự

Hầu như tất cả mọi việc đều có quy trình và công thức thành công. Nếu bạn làm theo đúng công thức thì 90% sẽ thành công. Còn không thì bạn sẽ có 90% khả năng gặp khó khăn, thất bại.

Nói như vậy để bạn biết tầm quan trọng của quy trình làm việc. Nó được xem là xương sống của toàn bộ một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều bạn trẻ khi mới đi làm chưa hiểu được điều này, và có phần thiếu tôn trọng quy trình. Các anh chị đồng nghiệp nói nghe thì gật gù gật gù thôi, chớ sau đó vẫn làm bậy, quên trước quên sau, bỏ bước, nhảy bước…

Khi nhận một nhiệm vụ mới, đừng quên tìm hiểu quy trình làm việc và học-cho-thuộc. Mặc dù mỗi người có mỗi cách nhớ khác nhau, nhưng mình cho rằng, các bạn trẻ nên in quy trình, form mẫu ra, sau đó check, note để làm theo. Chỗ nào chưa rõ thì phải hỏi ngay, đừng im im mà chém trước. Nếu bạn đã tuân thủ đầy đủ quy trình rồi, nhưng vẫn gặp sự cố, đừng ngần ngại trao đổi với sếp để tìm hướng giải quyết, bổ sung quy trình. Còn không làm theo quy trình, mà còn gặp sự cố nữa thì sếp sẽ tìm đến hỏi tội bạn đấy.

4. Chưa quản lý thời gian và ưu tiên tốt

Hồi còn sinh viên chỉ có ăn rồi học, lâu lâu đi làm thêm. Ra trường, vào đời, đi làm, cả tỉ thứ phải lo: công việc, tài chính, học thêm, gia đình, bạn bè… đòi hỏi bạn phải cân bằng tốt và quản lý thời gian chặt chẽ. Trong bài viết này mình chỉ giới hạn trong việc quản lý thời gian làm việc, bạn làm tốt cái này thôi hi vọng sẽ ảnh hưởng tích cực lên những cái còn lại.

Quản lý thời gian ở công sở bắt đầu với việc đi làm đúng giờ. Mình biết rằng có nhiều bạn nghĩ rằng có thể đi làm trễ tí rồi về muộn hơn. Tuy nhiên, bạn hãy thử nghĩ nếu cả công ty ai cũng như vậy thì còn ra gì nữa? Bên cạnh đó, việc đi muộn khiến các đồng nghiệp đi đúng giờ cảm thấy thiếu công bằng, cũng như khi nào cần giải quyết công việc liên quan đến bạn thì lại chưa lên công ty. Nếu bạn chọn ở lại trễ để làm bù phần mình đi trễ thì đó cũng không phải ý hay. Vì các bạn đi đúng giờ đã về cả rồi, bạn không thể bắt họ ở lại cùng bạn khi cần. Cũng như khi cần liên hệ đối tác, họ cũng đã về hết. Cuối giờ chiều, nhiều người còn đi đón con ấy, thời gian đâu nghe điện thoại của bạn.

Bản thân mình thì thường đi sớm trước 30 phút, và về muộn hơn 30 phút. Thời gian đi sớm hơn giúp mình thư thả đi lại, lên công ty, ổn định chỗ ngồi, dọn dẹp bàn làm việc, lên kế hoạch làm việc của hôm đó… Đồng thời không khí vắng vẻ buổi sáng cũng giúp mình tập trung hơn. Còn chiều tối ở lại thêm 30 phút để giải quyết nốt những việc tồn đọng, hoặc nghiên cứu, học hỏi thêm những kiến thức liên quan đến công việc. Khi nào đói bụng thì về, giờ đó cũng không còn kẹt xe nữa.

Vô sâu hơn, quản lý thời gian cơ bản là mỗi ngày bạn cần có một danh sách việc cần làm, kế hoạch làm chúng trong bao lâu, khi nào làm phần nào, khi nào xong… Và quan trọng là bạn phải kỷ luật bản thân ghê gớm để giữ mình luôn theo đúng kế hoạch đó. Việc lên kế hoạch sẽ chẳng nghĩa lý gì khi bạn không tuân theo nó.

Sau khi có danh sách công việc, thì cũng đến lúc bạn phân chia thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng. Vì khi có quá nhiều việc, nếu không biết cái gì nên làm trước, làm sau, không làm thì rối loạn lắm. Việc quan trọng, tạo ra nhiều giá trị cho công ty thì không làm, mà ăn rồi làm toàn mấy cái tào lao chắc sếp cho bạn lên thớt mất.

Về phần này bạn có thể tìm hiểu thêm Ma trận Eisenhower để thực hành. Vắn tắt của ma trận này là bạn nên phân nhóm và xử lý như sau:

Điều quan trọng nhất là luôn giữ cho điều quan trọng nhất trở nên quan trọng nhất.

5. Thiếu tôn trọng Deadline

Deadline thật ra là nằm trong phần quản lý thời gian, nhưng mà mình tách nó ra để các bạn thấy được tầm quan trọng của nó. Mặc dù công việc của bạn, hay sếp có yêu cầu deadline hay không, thì bạn đều cần phải có deadline cho tất cả mọi thứ mình đang làm.

Trong SMART goals thì Time bound chính là yếu tố quan trọng nhất.

Khi được giao bất kỳ công việc gì, bạn cần hỏi xem deadline là ngày nào. Cũng như tự đặt ra nếu không ai ép deadline. Và mặc dù bạn có cố gắng đến đâu thì dường như khi làm việc nhóm cũng dễ rơi vào tình trạng mỗi người chậm một tí khiến cả dự án ì ạch. Như vậy, bí quyết là cần đặt deadline sớm 30% cho dự án và những người liên quan. Đồng thời bạn cũng cần chú ý tính hợp lý của deadline, đừng tạo ra một deadline ảo phi thực tế quá.

Khi đã có deadline rồi thì phần tiếp theo là bằng mọi giá bạn phải tuân thủ theo nó. Chia nhỏ quỹ thời gian và công việc ra. Đến thời điểm nào là phải xong phần nào. Đừng để nước ngập họng rồi mới bơi hoặc đi dí người ta. Chén dĩa lên đầu hoặc là lủng ví tiền trà sữa đó.

Cùng với đó, bạn cũng cần thường xuyên theo dõi tiến độ của những người liên quan để đòi hàng, hoặc hỗ trợ thêm, thậm chí là có phương án thay thế.

Nhớ là trễ gì thì trễ chớ đừng trễ deadline.

6. Single- hoặc multi-tasking

Nhiều người nói rằng, khi đi làm công sở bạn cần giỏi kỹ năng đa nhiệm, cùng lúc giải quyết nhiều công việc. Sau đó nhiều bạn cũng tập tành đa nhiệm, ôm cả mớ việc cùng lúc nhưng… chả có cái nào xong. Vậy truyền thuyết trên có đúng không?

Theo mình thì tùy type người đó. Thường phụ nữ sẽ giỏi đa nhiệm hơn cánh đàn ông. Còn bản thân mình thì không giỏi đa nhiệm, nên mình chọn đơn nhiệm, làm cái gì xong cái đó rồi qua cái khác.

Tất nhiên mình cùng lúc cũng có nhiều việc để giải quyết, nhưng mình thường sắp xếp thời gian cho những việc đó. Nếu là phần việc lớn thì chia nhỏ nó ra, mỗi ngày làm bao nhiêu. Và phải làm xong cái phần nào đó thì mình mới chuyển xong việc khác. Không chuyển việc hoặc để bị cắt ngang khi còn làm lở dở.

Bởi vì khi tập trung vào làm một việc, một thời điểm mình sẽ làm rất nhanh. Nếu giữa chừng mà chuyển việc thì quay lại sẽ mất 20-30 phút để lấy lại tập trung. Ngày làm có 10 tiếng mà bị cắt qua cắt lại mấy lần là hết, chả cái nào hoàn thiện.

Để hạn chế bị cắt, bạn có thể gom nhóm những công việc giống nhau làm một lần theo khung giờ. Ví dụ như trả lời email vào đầu buổi sáng, trưa, đầu chiều và cuối buổi chiều thôi. Chớ đừng có hùng hổ email tới là phang ngay. Có mà bạn bị phang đấy.

7. Low tech:

Mẹ mình, một cô giáo đã sắp nghỉ hưu, mà thường phải đi hướng dẫn lại cho các giáo viên trẻ cách ứng dụng tin học vào giảng dạy. Mình nghe thiệt là buồn cười. Các bạn trẻ bị sao vậy? Đáng ra người trẻ phải là người cập nhật công nghệ nhanh hơn chớ nhỉ? Qua nhiều năm để ý và quan sát, mình nhận ra sự low tech nó là vấn đề tư duy chớ không phải tuổi tác. Mặc dù người trẻ thì có nhiều lợi thế hơn trong việc sử dụng công nghệ.

Theo quan điểm của mình và nhiều bạn đồng nghiệp, chuyện học hỏi công nghệ chỉ là bạn có muốn học hỏi hay không? Có chịu thay đổi và ứng dụng cái mới hay không? Tất cả những công nghệ mới đều có thể tiếp cận dễ dàng miễn bạn chịu tìm tòi. Google một cái là đầy ra. Tiếng Việt không có thì Tiếng Anh.

Low tech khiến công việc của bạn trở nên chậm chạp, không hiệu suất, cũng như phí thời gian làm những việc mà máy móc có thể làm thay. Bạn mà không nâng cấp bản thân, thì tương lai máy móc sẽ đẩy bạn ra khỏi thị trường lao động này thôi.

Ấy là chưa kể bạn khó có thể hòa hợp được với mọi người. Bạn nghĩ sao khi mọi người có gì mới đều update, sử dụng đủ thứ app để quản lý và tăng hiệu năng làm việc, còn bạn thì chỉ biết nghe gọi nhắn tin. Thao tác trên máy tính chậm chạp, không tận dụng được các tính năng nâng cao của các phần mềm. Người ta ai cũng gõ phím 10 ngón, bạn thì cứ 2-3 ngón cộp cộp như gà mổ thóc. Thôi bạn đi chơi với dế đi là vừa. Năm nào rồi mà cứ như thập niên một ngàn chín trăm hồi đó.

Cuối cùng chốt lại: low gì thì low chớ đừng low tech.

Tạm kết

Chuyện đi làm thì còn nhiều lắm, nói mấy ngày mới hết. Tuy bài viết còn chưa thật sự đi sâu vào mỗi phần, nhưng mình hi vọng sẽ giải ngố phần nào cho các bạn nhỏ. Nắm được 7 điều trên, bạn sẽ tự tin làm việc được với mình, một người khá dễ tính, hiền lành, tốt bụng.

Còn lại thì nhớ tự tìm hiểu và đào sâu thêm vào mỗi vấn đề, luyện tập dần dần để tạo thói quen tốt. Có gì cần cứ trao đổi với mình, mình không hứa sẽ giúp được hết các bạn nhưng mình hứa sẽ cười vào mặt các bạn.

Hỡi các bạn trẻ ngây ngô à. Hahaha.