Categories
Work

Nhắn tin đi, gọi làm gì?

Một lần nọ, trên bàn nhậu, mình và 3 đứa bạn thân cãi nhau ỏm tỏi chỉ để nói về chuyện khi nào nên gọi, nhắn tin hay chỉ gửi mail khi đi làm. Vấn đề tưởng như khá đơn giản, nhưng mình nhận thấy kể cả những người đã đi làm nhiều năm cũng chưa hẳn xác định được.

Đối với bản thân mình, trừ gia đình hoặc những người quá lớn tuổi ra, nếu ai đó cứ thường xuyên gọi cho mình thay vì nhắn tin / email, họ sẽ được cân nhắc một chỗ trong black list. Có lẽ chuyện mình nói hơi xa lạ ở Việt Nam, nhưng trong văn hóa phương Tây thì là điều khá bình thường. Bạn có thể xem đoạn clip ngắn 10 giây sau sẽ rõ:

See! Mặc dù mình cũng hơi sính ngoại, nhưng trong trường hợp này, mình thích nhắn tin hơn là gọi điện. Nếu bạn chỉ đơn thuần cần hỏi đơn giản, thông báo gì đó, trò chuyện bình thường, không có gì khẩn cấp… thì tốt nhất nên nhắn tin, gửi mail, take note… lại cho mình. Ví dụ như các trường hợp sau:

Các trường hợp nên nhắn tin

Chả có gì cấp bách, không cần trả lời ngay, người nhận cần thời gian xem xét. Ví dụ như: nhờ gửi thông tin gì đó, đặt lịch hẹn, thông tin không yêu cầu xác nhận / trả lời (trong vòng 2 tiếng).

Tiếp theo, nếu nhắn tin ngắn gọn được, tại sao không? Kiểu mấy chuyện đơn giản thôi cũng gọi, thì thiệt sự tốn thời gian. Mình thấy cuộc gọi, xong phải suy nghĩ, ủa có chuyện gì vậy, có nên nghe máy không? Ok, nghe đi, gặp trúng người vòng vo, nói đông, nói tây cả buổi xong mới đi vô vấn đề chính. Wtf, sao không nói đại từ đầu, hoặc nhắn tin đi?

Bạn không muốn làm gián đoạn công việc của người nghe. Dù bạn có hỏi lịch sự, liệu họ phiền không để nói chuyện, thì cuộc gọi ấy vốn đã lấy đi sự tập trung và làm ngắt quãng công việc mà họ đang làm. Ví dụ, khi mình đang soạn mail mà có ai gọi vào, sau khi nghe xong, mình tự nhiên quên mất đang định viết cái gì ấy nhỉ? Mặt khác, về mặt tâm lý, những tin nhắn tạo nên sự thoải mái, mình có thể quay lại trả lời bạn ngay khi xong công việc đang dang dở.

Cuộc gọi có thể hơi ồn, gây phiền những người xung quanh. Khi bạn đang ở những nơi yên lặng, không gian văn phòng mở, vài đồng nghiệp đang cố tập trung, hoặc chợp mắt ngắn trong giờ làm việc… cuộc gọi của bạn chắc hẳn sẽ phân tán, làm họ tỉnh giấc.

Công việc ngoài giờ làm việc. Nhiều người sẽ không thoải mái nếu bạn gọi cho họ những vấn đề liên quan đến công việc (không cấp bách), ngoài giờ làm việc, hoặc trong các kỳ nghỉ… Tốt nhất hãy nhắn tin trước, nếu cần gọi điện, có thể hỏi họ xem họ có phiền không. Tránh quấy rầy thời gian nghỉ ngơi của họ, họ sẽ khá khó chịu đấy.

Vậy khi nào thì có thể gọi?

Nói như vậy không có nghĩa là mình lên án việc gọi điện. Gọi điện có vai trò riêng của nó và chỉ nên được thực hiện trong các trường hợp như: các trao đổi phức tạp, cấp bách, kinh doanh

Trong các hoàn cảnh mà cần nhiều từ ngữ để giải thích, cần thảo luận sâu, cần thể hiện ngôn ngữ hình thể, giọng nói… thì nên gọi. Vì rõ ràng, nhắn tin sẽ tốn nhiều thời gian hơn mà chưa chắc đã đạt được mục tiêu giao tiếp. Hoặc trong các mối quan hệ thân thiết, việc nghe được giọng nói của bạn tốt hơn là chỉ vài dòng tin nhắn.

Chuyện cấp bách. Ý mình nói là thực sự cấp bách, nếu không được xử lý ngay sẽ gây ra hậu quả tiêu cực. À, lỡ chẳng may bạn gọi ~2 lần mà người nhận không nghe máy, nên để lại tin nhắn kiểu như: Minh ơi, Quỳnh Giao nè. Có chuyện này gấp, anh gọi lại cho em liền nha.

Các vấn đề kinh doanh đôi khi cần gọi điện thay vì email, hoặc nhắn tin. Điều này thì lại phụ thuộc vào ngành nghề và văn hóa công ty. Ví dụ các bạn làm bên mảng bán hàng, kinh doanh thường sẽ quen gọi hơn. Còn lúc trước mình thực tập marketing ở một công ty global, thì hầu như hiếm ai gọi điện, môi trường khá im lặng. Với công ty mình đang làm hiện tại thì không đến nỗi như vậy, nhưng phần lớn thời gian team mình làm việc qua email và chat.

Người nghe thường không ở gần điện thoại. Dân văn phòng thì ngay cả đi ngủ cũng kè kè điện thoại, chứ nhiều người như lái xe, di chuyển nhiều, ngoài công trình, dưới xưởng, trong các môi trường ồn ào… thì hầu như nên gọi cho họ. Vì họ thường khó nhận biết khi có tin nhắn, email.

Lời kết

Các tình huống giao tiếp ngày nay rất đa hình, vạn trạng. Và vì những quy tắc xã hội như thế này không phổ biến ở Việt Nam, nên để tinh tế, chắc bạn cần tìm hiểu trước xem người nghe thích nhắn tin hay gọi điện hơn. Trong trường hợp nếu ai đó cứ nói với bạn (hơn 2 lần) “cứ nhắn tin”, “bạn có zalo / viber / imessage không?” thì chắc chắn là họ thích nhắn tin hơn. Xin hạn chế gọi cho họ.

Còn với Minh, xin nhắc lại rằng:
 nhắn tin đi, gọi làm gì?